Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

SMATCHROOM SAS, société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro 989 883 509, dont le siège est situé 5 rue Fénelon, 33000 Bordeaux, est responsable des traitements décrits à la section 3.

Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits : a.fontana@smatchroom.fr, ou par courrier à l'adresse du siège, à l'attention du responsable de la protection des données.

SMATCHROOM SAS n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Sa désignation n'est pas obligatoire au regard de la nature et du volume de ses traitements ; le point de contact ci-dessus tient lieu d'interlocuteur unique.

2. Deux rôles distincts, deux régimes

SMATCHROOM intervient à deux titres différents, qu'il faut lire séparément.

• En tant que responsable de traitement, pour ses propres traitements : visiteurs du site, prospects démarchés pour son compte, clients, et personnes contactées par ses agents lorsqu'elle prospecte pour elle-même. Ce sont ces traitements qui sont décrits en section 3, et c'est à leur égard que s'exercent les droits décrits en section 7.
• En tant que sous-traitant, lorsqu'elle exploite un agent pour le compte d'un client. Dans ce cas, c'est le client qui détermine les finalités et les moyens : il est responsable de traitement, SMATCHROOM agit sur ses instructions documentées. Ce cadre est décrit en section 4.

Si vous avez été contacté par un agent, la section 5 vous indique comment savoir pour le compte de qui il agissait, et comment vous y opposer.

3. Traitements dont SMATCHROOM est responsable

Chaque ligne indique la finalité poursuivie, les données traitées, la base légale au sens de l'article 6 du règlement (UE) 2016/679, la durée de conservation et les destinataires.

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé. Les agents rédigent et envoient des messages ; ils ne décident ni d'un refus de contracter, ni d'un tarif, ni d'aucune mesure vous affectant juridiquement.

4. Traitements dont SMATCHROOM est sous-traitant

Lorsque nous exploitons un agent pour le compte d'un client, nous traitons pour lui des données de prospection : coordonnées professionnelles des cibles, messages envoyés et réponses reçues, statut de chaque échange.

Nous agissons alors uniquement sur ses instructions documentées. C'est lui qui définit les cibles, la finalité et la durée. Un accord de traitement des données conforme à l'article 28 du règlement est conclu avec chaque client ; il est annexé au contrat et n'est pas optionnel.

Nous n'utilisons jamais les données traitées pour le compte d'un client à nos propres fins, ni pour celles d'un autre client. Elles ne sont pas mutualisées entre clients : chaque agent dispose de son périmètre.

Si vous avez été contacté dans ce cadre et souhaitez exercer vos droits, adressez-vous au client concerné, dont l'identité figure dans le message que vous avez reçu. Vous pouvez également nous écrire : nous transmettrons votre demande sans délai et cesserons de vous contacter pour ce compte.

5. Personnes contactées par nos agents

Cette section vous concerne si vous avez reçu un message d'un de nos agents sans nous avoir jamais communiqué vos coordonnées. Elle constitue l'information prévue à l'article 14 du règlement, applicable lorsque les données n'ont pas été collectées auprès de la personne elle-même.

• Origine des données : bases de données publiques et registres officiels, notamment la base Sirene de l'INSEE, le registre national des entreprises de l'INPI, les données ouvertes de l'ADEME et les données de valeurs foncières, ainsi que les informations professionnelles publiées par les entreprises elles-mêmes (site internet, fiche d'établissement, annuaire professionnel).
• Catégories de données : raison sociale, secteur d'activité, adresse de l'établissement, nom et fonction du dirigeant lorsqu'ils sont publiés, coordonnées professionnelles, et informations publiques relatives à l'activité.
• Finalité : vous adresser une proposition commerciale correspondant à votre activité professionnelle.
• Responsable : SMATCHROOM lorsque nous prospectons pour notre compte, ou le client pour le compte duquel l'agent agit, dont l'identité est indiquée dans le message reçu.
• Caractère automatisé : le message vous a été adressé par un système d'intelligence artificielle. Le message vous l'indique. Voir la page transparence sur l'IA.
• Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier et sans frais, à recevoir de nouveaux messages. Répondre « STOP » au message reçu suffit ; l'opposition est enregistrée automatiquement et définitivement. Vous pouvez aussi écrire à a.fontana@smatchroom.fr.
• Délai : nous ne conservons vos coordonnées que trois ans à compter du dernier contact. En cas d'opposition, nous cessons immédiatement toute sollicitation et ne conservons que le strict nécessaire pour ne plus vous recontacter.

6. Destinataires et sous-traitants

Nous ne vendons ni ne louons vos données. Elles ne sont communiquées qu'aux prestataires ci-dessous, pour les seuls besoins indiqués, et aux autorités lorsque la loi l'impose.

Cette liste est tenue à jour. Tout nouveau prestataire traitant des données personnelles y est ajouté, et les clients pour le compte desquels nous agissons en sont informés préalablement conformément à l'accord de traitement des données.

7. Transferts hors Union européenne

Certains prestataires appartiennent à des groupes dont la maison mère est établie aux États-Unis. Des données peuvent donc y être transférées.

Ces transferts s'appuient sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne par la décision d'exécution (UE) 2021/914, ainsi que, pour les organismes qui y sont certifiés, sur la décision d'adéquation du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE–États-Unis.

L'acheminement de nos messages WhatsApp est assuré par « Green-API » LLC, établie au Kazakhstan. Ce pays ne fait pas l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne. Les données transmises à ce prestataire sont limitées au numéro de téléphone du destinataire et au contenu du message envoyé ou reçu.

Vous pouvez obtenir copie des garanties contractuelles invoquées pour chacun de ces transferts en écrivant à a.fontana@smatchroom.fr.

8. Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur les données vous concernant.

• Droit d'accès (art. 15) : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification (art. 16) : faire corriger une donnée inexacte ou compléter une donnée incomplète.
• Droit à l'effacement (art. 17) : faire supprimer vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement (art. 18) : demander le gel de vos données, par exemple pendant l'examen d'une contestation.
• Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime. S'agissant de la prospection commerciale, ce droit est absolu : nous cessons immédiatement, sans avoir à en apprécier le motif.
• Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir dans un format structuré et lisible par machine les données que vous nous avez fournies, lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment (art. 7.3), lorsque le traitement repose sur celui-ci. Le retrait s'effectue aussi simplement que l'accord et ne remet pas en cause ce qui a été fait avant. Pour les traceurs, le lien « Gérer mes cookies » du footer suffit.
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (art. 85 de la loi Informatique et Libertés), générales ou particulières, et de désigner la personne chargée de leur exécution.

9. Comment exercer vos droits

• Par courriel à a.fontana@smatchroom.fr, ou par courrier au siège social, 5 rue Fénelon, 33000 Bordeaux.
• Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ou si nous en recevons un grand nombre ; dans ce cas, nous vous en informons dans le premier mois en vous indiquant le motif.
• Nous ne demandons de justificatif d'identité que si nous avons un doute raisonnable sur l'identité du demandeur. Dans ce cas, la copie transmise est utilisée aux seules fins de la vérification et supprimée ensuite.
• L'exercice de ces droits est gratuit. Une demande manifestement infondée ou excessive, notamment par son caractère répétitif, peut donner lieu à des frais raisonnables ou à un refus motivé.

10. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07. Téléphone : 01 53 73 22 22. Réclamation en ligne : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Vous pouvez la saisir directement, sans nous avoir contactés au préalable.

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte et l'altération : chiffrement des échanges en transit, cloisonnement des données par client, accès nominatifs et limités aux personnes qui en ont besoin, journalisation des accès, sauvegardes régulières.

Le détail de ces mesures figure dans l'accord de traitement des données conclu avec nos clients. Aucun dispositif ne rend un système inviolable ; en cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous notifions la CNIL dans les 72 heures et vous informons lorsque le risque est élevé.

12. Traceurs

Les cookies et traceurs déposés sur ce site, leur éditeur, leur finalité, leur durée et les transferts qu'ils impliquent sont détaillés dans la politique cookies, accessible à l'adresse /politique-cookies. Votre choix y est modifiable à tout moment.

13. Modification de la présente politique

Nous pouvons faire évoluer cette politique, notamment pour tenir compte d'un changement de prestataire ou de traitement. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de modification substantielle, les personnes concernées dont nous avons les coordonnées en sont informées.